Akcje na dokumencie

Akcje na dokumencie określają, co system ma zrobić w trakcie obiegu — na przykład poprosić użytkownika o decyzję, zmienić wartość pola albo utworzyć dokument. Akcja może wykonać się automatycznie lub wymagać działania użytkownika.

Dodawanie i konfiguracja akcji

1. Otwórz proces i wybierz na diagramie aktywność (krok), dla której chcesz ustawić działanie.
2. W panelu konfiguracji otwórz kartę Ustawienia aktywności.
3. Wybierz typ aktywności. Typy są pogrupowane według przeznaczenia, aby łatwiej było znaleźć właściwą akcję.
4. Uzupełnij ustawienia i zapisz proces.

Ustawienia ścieżki

Oprócz konfiguracji aktywności możesz ustawić zachowanie każdego przejścia (ścieżki) do kolejnego kroku. Wybierz ścieżkę na diagramie i otwórz jej ustawienia.

Ustawienie	Opis
Zablokuj możliwość cofania	Uniemożliwia cofnięcie obiegu po przejściu tą ścieżką.
Wymagaj komentarza	Wymaga od osoby wybierającej ścieżkę wpisania komentarza przed przejściem do kolejnego kroku.

Aktywność użytkownika

Aktywność użytkownika służy do utworzenia kroku, który wymaga decyzji, potwierdzenia lub uzupełnienia danych przez jedną albo kilka osób. W ramach tego samego kroku można także zmienić wartości pól dokumentu.

Wykonawcy działania

Dodaj co najmniej jednego wykonawcę aktywności. Możesz dodać kilka warunków i połączyć je operatorami oraz / lub.

Sposób wskazania	Jak działa
Osoba, która uruchomiła obieg	Działanie trafia do osoby, która uruchomiła obieg.
Użytkownik	Działanie trafia do konkretnego użytkownika wybranego z listy.
Wszyscy z grupy	Każdy użytkownik z wybranego działu, grupy lub całej firmy musi wykonać działanie.
Ktokolwiek z grupy	Wystarczy, że działanie wykona jedna osoba z wybranego działu, grupy lub całej firmy. Pierwsza wykonana akcja kończy krok.
Wszyscy z pola	Działanie musi wykonać każdy użytkownik wskazany w polu użytkowników formularza.
Ktokolwiek z pola	Działanie musi wykonać co najmniej jeden użytkownik wskazany w polu użytkowników formularza.

Ustawienia aktywności

Ustawienie	Opis
Użyj elektronicznego podpisu	Włącza podpisywanie załączników w tym kroku. Po włączeniu wskaż źródło plików i opcję podpisu, jeśli są dostępne.
Wyślij maila	Wysyła wykonawcom powiadomienie e-mail. Po włączeniu możesz użyć domyślnego szablonu albo podać własny tytuł i treść wiadomości.
Pokaż powiadomienie	Wysyła wykonawcom powiadomienie systemowe.
Zablokuj przekazywanie działania	Uniemożliwia wykonawcy przekazanie działania innemu użytkownikowi. Po zaznaczeniu opcja przekazania nie jest dostępna dla tej aktywności.
Zablokuj konsultacje	Uniemożliwia wykonawcy przekazanie działania innej osobie do konsultacji. Po zaznaczeniu opcja konsultacji nie jest dostępna dla tej aktywności.

Ważne

Zakres widocznych pól zależy od typu aktywności. W aktywności użytkownika opcja podpisu pojawia się, gdy krok ma załączniki, a po włączeniu wysyłania wiadomości e-mail można wybrać szablon albo wpisać własny tytuł i treść.

Przekazywanie a konsultacja

Przekazanie działania zmienia osobę odpowiedzialną za wykonanie kroku. Konsultacja wysyła działanie do dodatkowej osoby, ale nie odbiera go bieżącemu wykonawcy. Obie możliwości można niezależnie zablokować dla konkretnej aktywności.

Zmiana pól w tym samym kroku

Pobierz pola z formularza – przycisk wstawia pola formularza, których wartości chcesz zmienić.

Zmień wartość pola – pozwala zmienić wartość pola w dokumencie w tym samym czasie, w którym wykonywana jest akcja użytkownika. Działa tak samo jak akcja Zmień wartość pola.

Pobierz dokument

Użyj tej akcji, gdy proces ma znaleźć dokument na wybranej liście i udostępnić go kolejnym akcjom. Akcja pobiera pierwszy dokument spełniający ustawiony filtr.

Ustawienie	Opis
Źródło	Wskaż listę dokumentów, z której ma zostać pobrany dokument. Dostępne są listy z bieżącej aplikacji, listy publiczne oraz listy udostępnione tej aplikacji.
Filtr	Zawęża listę dokumentów i określa, które rekordy mogą zostać pobrane.
Sortowanie	Ustala kolejność wyników. Po sortowaniu pobierany jest pierwszy dokument.

Brak wyników

Jeżeli filtr nie zwróci żadnego dokumentu, akcja nie zatrzyma procesu, ale nie udostępni dokumentu kolejnym akcjom.

Stwórz dokument

Użyj tej akcji, aby utworzyć nowy dokument albo utworzyć go na podstawie dokumentu, na którym działa proces.

Ustawienie	Opis
Tryb działania	Stwórz nowy dokument tworzy pusty dokument. Stwórz na podstawie dokumentu z procesu tworzy kopię bieżącego dokumentu.
Wybierz formularz	Wskaż formularz oraz widok dla nowego dokumentu.
Pola dokumentu	Wybierz pola i ustaw ich wartości podczas tworzenia dokumentu.
Proces do uruchomienia	Opcjonalnie uruchom wskazany proces dla nowo utworzonego dokumentu.

Ustawianie wartości pól

Dostępne opcje zależą od typu wybranego pola. Wartości mogą być wprowadzone ręcznie albo pobrane z danych dynamicznych, jeśli dana kontrolka je udostępnia.

Typ pola	Dostępne opcje	Działanie
Pole rozwijane	Ustaw, Wyczyść, Dopasuj	Ustawia wartość, usuwa ją albo dobiera element z listy lub słownika. W trybie Dopasuj system korzysta z wartości dynamicznej i filtra listy albo porównuje wartość ze słownikiem.
Pole wielokrotnego wyboru	Ustaw, Wyczyść, Dopasuj, Dodaj, Usuń	Pozwala ustawić, dodać albo usunąć wybrane elementy.
Data	Wartość, Funkcja	Wartość ustawia konkretną datę. Funkcja pozwala użyć bieżącej daty lub godziny oraz przesunięcia zapisanego jako liczba dziesiętna. Dla bieżącego dnia przesunięcie oznacza liczbę dni, a dla bieżącej godziny — liczbę godzin. Wartość dodatnia przesuwa w przyszłość, ujemna w przeszłość, a zero oznacza bieżącą datę lub godzinę.
Tekst, liczba całkowita lub dziesiętna	Wartość	Ustawia wartość statyczną albo dynamiczną.
Załącznik	Dodaj, Dodaj kolekcję, Aktualizuj według kolekcji, Wyczyść	Dodaje plik, uzupełnia pole danymi z kolekcji, zastępuje zawartość kolekcją albo usuwa załączniki.
Obraz	Ustaw, Wyczyść	Ustawia obraz albo usuwa jego zawartość.

Dopasuj

W przypadku listy system filtruje listę powiązaną z polem i wybiera pasującą wartość. W przypadku słownika porównuje wartość dynamiczną z wartościami słownika. Przykładowo można na podstawie kodu waluty otrzymanego z KSeF dobrać odpowiednią walutę na fakturze.

Załączniki — źródło i nazwa pliku

Wskaż źródło załącznika: inne pole załączników, zmienną procesową albo wartość obliczoną w trybie SQL. W zależności od operacji możesz wybrać, czy użyć pierwszego, ostatniego czy wszystkich plików ze źródła.

W trybie SQL możesz dodatkowo podać własną wartość w polu Nazwa pliku. Dla kolekcji JSON nazwa może być wyznaczana osobno dla każdego elementu kolekcji.

Lista elementów

Listy elementów mają osobne operacje dotyczące dodawania, aktualizowania i usuwania całych wierszy albo ich poszczególnych pól.

Operacja	Działanie
Dodaj	Dodaje jeden nowy element do istniejącej listy i pozwala uzupełnić jego pola.
Dodaj kolekcję	Dodaje elementy z innej kolekcji, np. kolekcji JSON ze zmiennej procesowej, do istniejącej listy.
Aktualizuj	Zmienia wartości pól wskazanych elementów. Filtr ogranicza zakres aktualizacji do wybranych wierszy.
Aktualizuj według kolekcji	Aktualizuje liczbę i wartości elementów na podstawie innej kolekcji. Istniejąca lista jest zastępowana danymi z tej kolekcji.
Usuń	Usuwa elementy spełniające filtr. Bez filtra usuwa całą zawartość listy.

Wspólny wybór dokumentu

W wielu akcjach pole Dokument określa, na którym dokumencie system ma wykonać operację. Poniższa tabela opisuje wszystkie tryby dostępne w tym polu. Konkretna akcja może ukrywać część trybów — informacja o tym znajduje się przy jej opisie.

Tryb	Znaczenie	Dodatkowe wskazanie
Dokument, na którym uruchomiono obieg	Dokument, na którym aktualnie działa proces.	Nie trzeba wskazywać dodatkowego dokumentu.
Dokument z atrybutu	Dokument wskazany przez pole formularza zawierające dokument.	Wskaż konkretne pole (atrybut) zawierające dokument. Jeżeli konfiguracja pokazuje dodatkowe pole formularza, wybierz również ten formularz.
Dokument z pętli	Dokument aktualnie przetwarzany przez pętlę.	Tryb jest dostępny, gdy akcja znajduje się w pętli.
Dokument z innej aktywności	Dokument utworzony albo udostępniony wcześniej przez inną aktywność procesu.	Wskaż konkretną aktywność, która udostępnia dokument.
Dokument z konfiguracji	Dokument pochodzący z formularza konfiguracyjnego aplikacji.	Wskaż konkretny formularz konfiguracyjny. Ten tryb nie jest dostępny we wszystkich akcjach.
None	Akcja nie jest powiązana z żadnym dokumentem i działa bez dokumentu kontekstowego.	Nie wskazujesz dokumentu. Tryb jest dostępny tylko w akcjach, które mogą działać w zakresie globalnym.

Zmień wartość pola

Użyj tej akcji, aby zmienić wartości pól w wybranym dokumencie. Najpierw wskaż dokument, którego dane mają zostać zmienione.

Wybór dokumentu

W tej akcji dostępne są wszystkie źródła opisane w sekcji Wspólny wybór dokumentu, z wyjątkiem None.

Ustawianie wartości

Po wybraniu dokumentu wskaż pola, które mają zostać zmienione. Operacje działają tak samo jak w akcji Stwórz dokument.

Typ pola	Najważniejsze opcje
Pole rozwijane	Ustaw, Wyczyść, Dopasuj.
Pole wielokrotnego wyboru	Ustaw, Wyczyść, Dopasuj, Dodaj, Usuń. Przyciski Dodaj i Usuń zmieniają tylko wskazane elementy, a Wyczyść usuwa całą zawartość pola.
Data	Wartość lub Funkcja. Przesunięcie podaj jako liczbę dziesiętną: dla bieżącego dnia oznacza liczbę dni, a dla bieżącej godziny — liczbę godzin. Wartość dodatnia przesuwa w przyszłość, ujemna w przeszłość, a zero oznacza bieżącą datę lub godzinę.
Tekst, liczba całkowita lub dziesiętna	Wartość statyczna albo dynamiczna.
Załącznik	Dodaj, Dodaj kolekcję, Aktualizuj według kolekcji, Wyczyść. Operacje kolekcji mogą korzystać np. z kolekcji JSON ze zmiennej procesowej.
Obraz	Ustaw, Wyczyść.
Lista elementów	Dodaj, Dodaj kolekcję, Aktualizuj, Aktualizuj według kolekcji lub Usuń. Filtr ogranicza zakres aktualizacji i usuwania, a Aktualizuj według kolekcji zastępuje istniejącą listę danymi z kolekcji.

Szczegółowy opis działania opcji Dopasuj, w tym mechanizmu filtrowania i przykładu z KSeF, znajduje się w sekcji Stwórz dokument. Te same zasady dotyczą również tej akcji.

Załączniki — źródło i nazwa pliku

Wskaż źródło załącznika: inne pole załączników, zmienną procesową albo wartość obliczoną w trybie SQL. W zależności od operacji wybierz pierwszy, ostatni albo wszystkie pliki ze źródła. W trybie SQL możesz dodatkowo podać własną wartość w polu Nazwa pliku.

Lista elementów

Dla list elementów Dodaj kolekcję może korzystać z kolekcji JSON ze zmiennej procesowej, Aktualizuj zmienia wiersze wskazane filtrem, a Aktualizuj według kolekcji zastępuje istniejącą listę danymi z kolekcji.

Akcję można uruchomić jako osobny krok obiegu albo na ścieżce procesu. Gdy zostanie uruchomiona na ścieżce, zmiana pól nastąpi dopiero po zakończeniu działań zdefiniowanych w poprzednim kroku obiegu.

Utwórz lub zaktualizuj

Użyj tej akcji, gdy system ma sprawdzić listę dokumentów i na podstawie filtra zdecydować, czy przejść do aktualizacji istniejących rekordów, czy utworzyć nowy dokument.

1. Wybierz listę dokumentów.
2. Ustaw filtr określający, które rekordy mają zostać znalezione. Filtr jest wymagany. Przykładowo możesz wyszukać dokumenty, dla których Kod = USD.
3. Wskaż pola, które mają zostać ustawione podczas aktualizacji albo tworzenia dokumentu.

Zakres działania

Akcja odczytuje cały wynik filtrowania — nie działa jak Pobierz dokument, który wybiera tylko pierwszy rekord. Jeżeli filtr zwróci co najmniej jeden dokument, akcja przechodzi do aktualizacji znalezionych rekordów. Jeżeli filtr nie zwróci żadnego dokumentu, utworzy dokładnie jeden nowy dokument.

Przykład: dla filtra Kod = USD system wyszukuje dokumenty walutowe z tym kodem. Jeśli znajdzie wynik, wykorzystuje go w ścieżce aktualizacji; jeśli nie znajdzie żadnego dokumentu, tworzy jeden dokument waluty USD.

Usuń dokument

Użyj tej akcji, aby usunąć dokument w trakcie procesu albo utworzyć przycisk usuwający dokument.

Wybór dokumentu

W tej akcji dostępne są wszystkie źródła opisane w sekcji Wspólny wybór dokumentu, z wyjątkiem None.

Sposób usunięcia

Pole wyboru Trwale usuń dokument pozwala usunąć dokument bezpowrotnie albo przenieść go do kosza. Dokument przeniesiony do kosza może zostać przywrócony, a system automatycznie usuwa dokumenty starsze niż 30 dni.

Bieżący dokument

Jeżeli usuwasz dokument, na którym działa proces, kolejne akcje nie będą mogły pracować na tym dokumencie. Po wykonaniu akcji widok może pozostać otwarty, ale ponowne otwarcie usuniętego dokumentu nie będzie możliwe.

Zmień widok

Użyj tej akcji, aby zmienić widok formularza wybranego dokumentu.

Wybór dokumentu

W tej akcji dostępne są: dokument, na którym uruchomiono obieg, dokument z atrybutu, dokument z pętli oraz dokument z innej aktywności. Szczegółowe znaczenie trybów i wymaganych wskazań opisano w sekcji Wspólny wybór dokumentu. Tryby Dokument z konfiguracji i None nie są dostępne.

Wybór widoku

Tryb	Opis
Prosty	Wybierz widok z listy widoków formularza.
SQL	Podaj wartość dynamiczną lub wyrażenie, które zwróci identyfikator widoku.

Wymaganie

Wybrany widok musi należeć do formularza dokumentu. Jeśli chcesz przełączać dokument na inny układ, skonfiguruj alternatywny widok formularza. Informacje o tworzeniu widoków formularza znajdziesz w artykule Widoki formularza.

Zmień uprawnienia

Użyj tej akcji, aby dodać, usunąć albo zastąpić uprawnienia do wybranego dokumentu.

Wybór dokumentu

W tej akcji dostępne są: dokument, na którym uruchomiono obieg, dokument z atrybutu, dokument z pętli oraz dokument z innej aktywności. Szczegółowe znaczenie trybów i wymaganych wskazań opisano w sekcji Wspólny wybór dokumentu. Tryby Dokument z konfiguracji i None nie są dostępne.

Operacja

Operacja	Działanie
Dodaj uprawnienia	Dodaje wskazane uprawnienia, pozostawiając pozostałe bez zmian.
Usuń uprawnienia	Usuwa wskazane uprawnienia.
Nadpisz uprawnienia	Zastępuje dotychczasowe uprawnienia uprawnieniami skonfigurowanymi w tej akcji.
Usuń wszystko	Usuwa wszystkie uprawnienia wybranego typu.

Odbiorcy i poziomy uprawnień

Dla operacji Dodaj uprawnienia, Usuń uprawnienia i Nadpisz uprawnienia możesz dodać jednego lub wielu odbiorców.

Źródło odbiorcy	Co wskazać
Użytkownik	Konkretnego użytkownika.
Grupa	Grupę użytkowników.
Pole	Pole formularza zawierające użytkownika albo użytkowników.
Lista	Listę użytkowników lub grup i opcjonalny filtr.

Dla każdego odbiorcy wybierz poziom uprawnienia:

• Odczyt – użytkownik może wyświetlać dokument.
• Edycja – użytkownik może wyświetlać i modyfikować dokument.
• Pełna kontrola – użytkownik otrzymuje pełny poziom uprawnień dostępny w systemie.

W operacji Usuń wszystko wskaż tylko typ uprawnienia, który ma zostać usunięty.

Start – Widok formularza nowego dokumentu

Ta akcja jest dostępna tylko na pierwszym kroku procesu. Ustawia widok formularza na początku procesu. W ustawieniach wybierz, które atrybuty mają być widoczne, edytowalne lub wymagane, oraz wskaż alternatywny widok formularza.

Koniec – Widok formularza po zakończeniu procesu

Ta akcja jest dostępna tylko na ostatnim kroku procesu. Ustawia widok formularza po zakończeniu procesu. W ustawieniach wybierz, które atrybuty mają być widoczne, edytowalne lub wymagane, oraz wskaż alternatywny widok formularza.