Wyszukiwanie dokumentów¶

Wyszukiwarka Navigator365 pomaga odnaleźć dokumenty na podstawie ich danych, treści załączników i znaczenia opisywanych zagadnień. Możesz szukać znanej frazy, opisać temat własnymi słowami albo połączyć oba podejścia. Filtry pozwalają ograniczyć wyniki do interesującego Cię obszaru.

Jak rozpocząć wyszukiwanie¶

Otwórz wyszukiwarkę ikoną lupy na górnej belce systemu albo skorzystaj z panelu wyszukiwania udostępnionego w aplikacji lub na formularzu.
Wpisz słowo, frazę lub opis szukanej informacji.
Jeśli dostępny jest wybór trybu, wybierz wyszukiwanie pełnokontekstowe, hybrydowe lub semantyczne.
Zatwierdź zapytanie klawiszem Enter lub kliknij lupę przy polu wyszukiwania. Możesz też skorzystać z podpowiedzi.
Otwórz Filtry, aby zawęzić wyniki, np. do aplikacji, rodzaju dokumentu lub wartości jego pól.
Przejrzyj fragmenty treści przy wynikach i wybierz dokument, który chcesz otworzyć. Kolejne wyniki doładowują się podczas przewijania.

Wygląd panelu, zakres dokumentów i zestaw filtrów zależą od konfiguracji wdrożenia. Panel umieszczony na formularzu może przeszukiwać węższy zakres niż wyszukiwarka dostępna z górnej belki.

Dostępność trybów

Tryby semantyczny i hybrydowy wymagają włączonych usług analizy semantycznej oraz przygotowanych danych. Gdy są dostępne, panel domyślnie wybiera tryb hybrydowy. W przeciwnym razie korzysta z pełnokontekstowego. Dostępność wyszukiwarki i podpowiedzi zależy również od konfiguracji oraz planu usługi.

Który tryb wybrać¶

Cecha	Pełnokontekstowe	Semantyczne	Hybrydowe
Podstawa dopasowania	Słowa i frazy występujące w zindeksowanych danych	Podobieństwo znaczenia zapytania i treści	Połączenie podobieństwa znaczenia z dopasowaniem słów
Najlepsze zastosowanie	Znasz charakterystyczną nazwę, termin lub sformułowanie	Znasz temat, ale nie wiesz, jak został opisany w dokumentach	Chcesz uwzględnić zarówno konkretne terminy, jak i powiązane treści
Przykład zapytania	`urlop wypoczynkowy`	`jak zgłosić planowaną nieobecność w pracy`	`urlop wypoczynkowy zasady składania wniosku`
Czy dokument musi zawierać słowa zapytania?	Krótkie zapytanie wymaga wszystkich analizowanych słów, z uwzględnieniem odmian lub dopuszczalnych literówek	Nie	Nie — dokument może zostać znaleziony dzięki części semantycznej
Znaczenie całej frazy	Dopasowanie frazy jest premiowane	Oceniane jest znaczenie tekstu	Dopasowanie frazy dodatkowo wzmacnia część tekstową
Podstawa kolejności	Trafność dopasowania tekstowego	Podobieństwo semantyczne	Łączna ocena semantyczna i tekstowa
Uprawnienia i filtry	Uwzględniane	Uwzględniane	Uwzględniane

Przykłady pokazują sposób formułowania zapytań. Faktyczne wyniki zależą od treści dostępnych dokumentów i konfiguracji systemu.

Wyszukiwanie pełnokontekstowe¶

Ten tryb przeszukuje zindeksowane dane formularzy, pozycje list, komentarze oraz treść odczytaną z załączników. Nie ogranicza się do nazwy widocznej na kafelku wyniku. Dokument może więc zostać znaleziony dzięki informacjom znajdującym się w jego załączniku lub komentarzu.

Słowa i frazy¶

Dla zapytań zawierających do 5 słów wymagane jest dopasowanie wszystkich słów uwzględnionych po analizie tekstu. Dopasowanie musi wystąpić w obrębie jednego przeszukiwanego pola, np. treści jednego załącznika, jednego komentarza albo wartości pola formularza. Wystąpienie jednego słowa w nazwie i drugiego w osobnym komentarzu nie wystarcza samo w sobie.

Wyszukiwanie uwzględnia polskie odmiany wyrazów i ignoruje wielkość liter. Podczas analizy może pomijać wyrazy z listy słów nieistotnych dla wyszukiwania, dlatego liczba wymaganych dopasowań nie zawsze odpowiada liczbie słów wpisanych w oknie.

Dla frazy urlop wypoczynkowy:

wystąpienie całej frazy w tej kolejności otrzymuje większą wagę;
oba słowa mogą również występować oddzielnie lub w innej kolejności w tym samym polu;
samo wystąpienie jednego członu nie wystarcza;
wspólny początek słów, np. urlop i urlopowy, nie jest podstawą dopasowania prefiksowego.

Dla zapytań dłuższych niż 5 słów wymagane jest dopasowanie około 70% analizowanych słów. Jeśli wpisujesz długi opis problemu i zależy Ci przede wszystkim na jego znaczeniu, rozważ tryb semantyczny lub hybrydowy.

Tolerancja literówek¶

Dla krótkich zapytań działa pomocnicze dopasowanie przybliżone, nazywane fuzzy. Pozwala odnaleźć pełne słowo pomimo niewielkiego błędu pisowni. Ma niższą wagę niż dopasowanie frazy i dopasowanie morfologiczne.

Długość analizowanego słowa	Dopuszczalna liczba zmian
Do 3 znaków	0
4–7 znaków	1
Od 8 znaków	2

Pierwsze 2 znaki muszą być zgodne. Zmiana może oznaczać dodanie, usunięcie lub zastąpienie znaku, a także zamianę sąsiednich znaków. Reguły stosowane są do poszczególnych słów, nie do całego zdania. Dla zapytań dłuższych niż 5 słów ten mechanizm fuzzy jest wyłączony; nadal działa analiza odmian i częściowe dopasowanie słów.

Jak zawęzić wynik

Zamiast pojedynczego ogólnego słowa wpisz dwa lub trzy charakterystyczne terminy i wybierz odpowiednie filtry. Tolerancja literówek nie oznacza rozumienia znaczenia słów — do wyszukiwania po znaczeniu służą tryby semantyczny i hybrydowy.

Wyszukiwanie semantyczne¶

Tryb semantyczny porównuje znaczenie zapytania z treścią fragmentów dokumentów. Możesz opisać problem własnymi słowami, np. jak zgłosić planowaną nieobecność w pracy, bez znajomości dokładnego sformułowania użytego przez autora.

Dokument może zostać znaleziony, mimo że nie zawiera dosłownie wpisanej frazy. Ocena dokumentu opiera się na najbardziej podobnym fragmencie jego treści. Dlatego wynik może wskazywać pojedynczy istotny akapit w długim załączniku.

W tym trybie nie obowiązuje zasada wymagająca wystąpienia wszystkich słów z zapytania. Wyniki przedstawiają podobieństwo znaczenia, a nie potwierdzenie, że dokument zawiera odpowiedź na pytanie. Wyszukiwarka zwraca dokumenty i fragmenty ich treści; nie tworzy odpowiedzi opisowej jak czat.

Wyszukiwanie hybrydowe¶

Tryb hybrydowy łączy dopasowanie tekstowe z semantycznym. Jest przydatny, gdy zapytanie zawiera konkretny termin, ale interesują Cię również dokumenty opisujące powiązane zagadnienia innymi słowami.

W obecnej konfiguracji oceny obu części są normalizowane, a następnie łączone z wagami:

65% — podobieństwo semantyczne;
35% — dopasowanie tekstowe.

W części tekstowej wystąpienie całej frazy dodatkowo podnosi ocenę. Jest to premia, a nie warunek konieczny zwrócenia dokumentu. Wynik znaleziony semantycznie nie musi zawierać wpisanych słów. Wagi nie oznaczają podziału listy na 65% wyników semantycznych i 35% tekstowych ani procentowego prawdopodobieństwa poprawności wyniku.

Część tekstowa przeszukuje fragmenty dokumentów i ma własne zasady: dla dwóch analizowanych słów wymaga obu, a dla dłuższych zapytań dopuszcza częściowe dopasowanie. Nie korzysta z fuzzy używanego w trybie pełnokontekstowym. Dlatego listy wyników obu trybów mogą się różnić, także przy identycznej frazie i filtrach.

Podpowiedzi podczas wpisywania¶

Podpowiedzi pomagają dokończyć zapytanie. Powstają na podstawie treści zindeksowanych fragmentów dokumentów i respektują uprawnienia oraz wybrane filtry. Nie są historią wyszukiwania ani odpowiedziami generowanymi przez model językowy.

W obecnym panelu podpowiedzi są pobierane dla tekstu o długości od 2 do 30 znaków. Dłuższe zapytanie nadal można zatwierdzić i wyszukać. Administrator może wyłączyć podpowiedzi w konfiguracji danego panelu.

Przy ustalaniu kolejności propozycji system:

Najwyższą wagę przypisuje dopasowaniu początku całej frazy.
Uwzględnia również dopasowania wszystkich analizowanych słów bez wymagania ich kolejności, z możliwością uzupełnienia ostatniego słowa.
Pomocniczo uwzględnia literówki według opisanych wcześniej progów oraz wymogu dwóch zgodnych znaków na początku słowa.

Przykładowo wpisanie urlop wyp może podpowiedzieć urlop wypoczynkowy, jeśli taki tekst występuje w dostępnych danych. System usuwa powtarzające się propozycje i pokazuje maksymalnie 10 podpowiedzi. Propozycje nie skracają wpisanej frazy ani nie powtarzają jej bez rozwinięcia: dla wniosek o url nie pojawią się same wniosek ani wniosek o. Nie oznacza to jednak, że każda propozycja musi zaczynać się dokładnie od wpisanych znaków — nadal działają dopasowania słów i literówek. Wybrana propozycja uzupełnia zapytanie; wyniki dokumentów zależą następnie od wybranego trybu wyszukiwania.

Brak podpowiedzi nie oznacza, że wyszukiwanie nie znajdzie dokumentów. Szczególnie tryb semantyczny może odnaleźć treści opisane innymi słowami.

Po co dokumenty są dzielone na fragmenty¶

Na potrzeby podpowiedzi oraz wyszukiwania semantycznego i hybrydowego system przygotowuje mniejsze fragmenty treści, nazywane również chunkami. Ułatwia to wyszukiwanie konkretnego zagadnienia w dużym dokumencie i pokazanie odpowiedniego kontekstu.

Fragment nie jest osobnym dokumentem biznesowym. Wynik prowadzi do dokumentu źródłowego, a kilka pasujących fragmentów może pochodzić z tego samego dokumentu. Tryb pełnokontekstowy przeszukuje zindeksowane pola dokumentu i treść załączników; nie wymaga korzystania z tego samego mechanizmu fragmentów co pozostałe tryby.

Filtry i zakres wyników¶

Wyszukiwarka pokazuje dokumenty zgodnie z uprawnieniami użytkownika i zakresem udostępnionym w danym panelu. Filtry dalej zawężają ten zbiór. Dostępne kategorie, takie jak zasób, typ dokumentu, kierownik zadania czy data, są ustalane w konfiguracji aplikacji.

Przy standardowym wyborze wartości:

kilka wartości w jednej kategorii stanowi alternatywy, np. jeden lub drugi typ dokumentu;
różne kategorie stosowane są łącznie, np. wskazany zasób i typ dokumentu i kierownik;
pole wyszukiwania wewnątrz filtra służy do odnajdywania jego wartości, a nie do przeszukiwania treści dokumentów.

Filtry oparte na zdefiniowanych warunkach oraz filtry osobiste mogą zawierać bardziej rozbudowane reguły. Jeśli w panelu udostępniono filtry osobiste, pozwalają one korzystać z zapisanych zestawów warunków.

Aktywne filtry i liczniki¶

Panel pokazuje informację o aktywnych filtrach oraz przycisk pozwalający wyczyścić je wszystkie. Dostępne wartości filtrów zawężają się wraz z wynikami, a liczniki pokazują liczbę pasujących dokumentów. Jeśli brakuje oczekiwanej wartości, sprawdź pozostałe wybrane filtry lub wyczyść je i ponów wyszukiwanie.

Nazwa dokumentu a jego typ¶

Słowo Sprawozdanie w nazwie dokumentu nie oznacza automatycznie, że ma on taką wartość w filtrze Typ dokumentu. Filtr może korzystać z odrębnego pola formularza albo skonfigurowanych warunków. Gdy wyszukiwanie wartości filtra zwraca „Brak wyników”, sprawdź klasyfikację dokumentu i pozostałe aktywne filtry.

Podobnie dwie pozycje osoby z różnymi opisami stanowiska nie muszą być jedną wartością w danych. Ich wyjaśnienie wymaga sprawdzenia identyfikatorów i zapisanych etykiet przez administratora; nie jest to efekt tolerancji literówek w głównym polu wyszukiwania.

Jak czytać wyniki i ich kolejność¶

Domyślnie wyniki są uporządkowane według trafności odpowiedniej dla wybranego trybu. Fragment pod dokumentem pomaga ocenić, dlaczego warto go otworzyć. Zakres prezentowanych pól i wygląd wyniku mogą zostać dostosowane przez administratora.

W pełnokontekstowym cała fraza otrzymuje większą wagę, ale nie gwarantuje to zawsze pierwszego miejsca: liczą się także pozostałe dopasowania oraz właściwości przeszukiwanej treści. W semantycznym i hybrydowym istotną rolę odgrywa znaczenie fragmentów. Brak dosłownego podświetlenia wszystkich słów nie wyklucza trafnego wyniku semantycznego.

Data utworzenia ani modyfikacji nie jest automatycznym dodatkowym kryterium przy podobnej trafności. Nowszy dokument nie musi więc znaleźć się wyżej. Jeśli interesuje Cię konkretny okres, użyj dostępnego filtra daty. Sam typ „Sprawozdanie” również nie otrzymuje automatycznej premii — aby szukać tylko takich dokumentów, skorzystaj z właściwego filtra.

Widoczny czas wyszukiwania dotyczy konkretnego zapytania. Może się zmieniać zależnie od wybranego trybu, obciążenia usług i zakresu danych.

Gdy wyników brakuje lub jest ich zbyt wiele¶

Sytuacja	Co zrobić
Wyniki są zbyt ogólne	Dodaj charakterystyczne słowa, zawęź zakres filtrami lub wybierz pełnokontekstowe, jeśli znasz sformułowanie użyte w dokumencie.
Nie pamiętasz dokładnych słów	Opisz temat i wybierz semantyczne albo hybrydowe.
Krótka fraza nie daje wyniku w pełnokontekstowym	Sprawdź literówki na początku słów, uprość frazę i pamiętaj, że jej słowa muszą pasować w jednym przeszukiwanym polu.
Brakuje nowego lub zmienionego dokumentu	Aktualizacja wyszukiwarki odbywa się w tle. Odczekaj i ponów wyszukiwanie. Jeśli problem trwa, zgłoś administratorowi dokument, frazę, tryb i aktywne filtry.
Nie znajduje treści załącznika	Treść musi zostać odczytana i zindeksowana. Samo dodanie pliku nie gwarantuje dostępności jego tekstu; odczyt skanów zależy od przygotowania tekstu i konfiguracji przetwarzania.
Nie ma podpowiedzi	Sprawdź długość wpisanego tekstu oraz filtry. Podpowiedzi wymagają przygotowanych fragmentów i włączenia tej funkcji. Możesz nadal zatwierdzić własne zapytanie.
Nie ma wyboru trybu	Dostępność analizy semantycznej zależy od konfiguracji wdrożenia. Skontaktuj się z administratorem, jeśli potrzebujesz tej funkcji.

W obecnym panelu wpisuj zwykły tekst. Historyczne instrukcje używania OR, minusa do wykluczeń, cudzysłowów jako przełącznika trybu lub prefiksu advanced: nie opisują składni obecnej wyszukiwarki. Dokładna fraza jest premiowana automatycznie; do zawężania zakresu służą filtry.

Informacje dla administratora¶

Konfigurację usług wyszukiwarki opisuje sekcja OpenSearchSettings w konfiguracji appsettings.json. Ustawienia te określają dostępność usług, indeksów, dzielenia tekstu na fragmenty i analizy semantycznej. Wygląd panelu, jego zakres i kategorie filtrów wynikają również z konfiguracji aplikacji.

Opis dotyczy aktualnego działania wyszukiwarki po zmianach dopasowania pełnych słów i fraz. Starsze wdrożenia mogą mieć inne reguły, w tym szersze dopasowanie początku słowa w trybie pełnokontekstowym.